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Enviar a documentação correta ao seu escritório de contabilidade é de fundamental importância para cuidar da saúde da sua empresa, garantir a fidelidade das informações e ter uma melhor tomada de decisões em sua gestão.
Muitos empresários pensam que apenas enviar os documentos “básicos” para o escritório de contabilidade é vantagem para eles, mas o risco da falta do envio de documentos pode causar uma dor de cabeça e tanto!
Neste artigo você vai ver:
Qual a importância da documentação mensal da empresa em dia?
Digamos que você tenha enviado todas as notas de saída do mês, mas segurou com você algumas despesas, notas fiscais de compras e pagamentos a fornecedores.
Nesse caso, ao receber sua documentação, o contador irá processar as informações e repassá-las ao Governo em forma de declarações.
Então, se você omitiu despesas, as informações contábeis de sua empresa poderão conter um lucro mais alto do que realmente teve e você paga impostos sobre um lucro que não teve.
Algo parecido ocorre também em uma situação oposta, quando o empresário deixa de emitir notas fiscais para “economizar nos impostos”. Então tem um custo elevado e despesas altas.
Ao omitir suas vendas e, supostamente economizar impostos, em suas informações contábeis a empresa terá um prejuízo que na realidade não teve. O que, muitas vezes, a prejudicará na aquisição de um capital de giro, financiamento ou até mesmo em aquisição de crédito junto a um fornecedor.
Percebeu como a falta da documentação correta pode prejudicar sua empresa?
O que acontece se eu deixar de apresentar a documentação da minha empresa ou entregar atrasado?
Caso a documentação mensal da sua empresa não chegue a tempo ao escritório de contabilidade, o contador não terá como apresentar as obrigações assessórias ao Governo Federal.
Desta forma, a Receita Federal e demais órgãos fiscalizadores nos Estados, municípios e Distrito Federal, aplicam penalidades a título de multas, de acordo com a legislação vigente, pelo atraso na entrega de cada obrigação assessória.
Portanto, é indispensável que o empresário fique sempre em contato com seu contador para garantir a entrega das informações em tempo.
Veja abaixo quais documentos você deve entregar mensalmente ao seu contador, para que haja qualidade e veracidade nas informações contábeis da sua empresa e, assim, garantir uma empresa saudável e próspera.
MOVIMENTO FISCAL
- Comprovante de pagamento de todos os impostos, taxas e/ou contribuições
- Notas fiscais de entrada de produto e serviços tomados
- Outras fontes de renda vindas da pessoa jurídica, como por exemplo, investimentos
- XML das notas fiscais de saída (produtos e serviços)
- Relatório de estoque apurado no final de cada mês
- Conhecimentos de transporte
- Nota fiscal de energia elétrica
- Nota fiscal de telefone/comunicação
Contabilidade Digital
Diversos escritórios no Brasil, como a NG Consultoria Contábil, estão cada vez mais tornando seus processos digitais, portanto alguns documentos como XMLs de notas fiscais de entrada e saídas já são importados diretamente dos servidores da receita federal, não sendo mais necessário, o envio das notas fiscais impressas.
Dica: Fale com seu contador para saber quais processos já são digitais na sua contabilidade para agilizar seus processos.
MOVIMENTO CONTÁBIL
- Extratos bancários de todas as contas (de preferência em EXCEL)
- Extratos bancários de aplicação financeira (de preferência em EXCEL)
- Extratos dos GASTOS com cartões de crédito (de preferência em EXCEL)
- Extratos das VENDAS com cartões de CRÉDITO (de preferência em EXCEL)
- Extratos das VENDAS com cartões de DÉBITO (de preferência em EXCEL)
- Comprovantes de pagamento pela INTERNET (anexado aos documentos)
- Saldo dos clientes a receber (por cliente, de preferência em EXCEL)
- Saldo dos fornecedores a pagar (por cliente, de preferência em EXCEL)
- Contratos de empréstimos e o pagamento de suas parcelas mensais
- Descontos de títulos / descontos de cheques
- Recebimentos de duplicatas
- Recebimento de juros
- Recibos de aluguel
- Comprovante de pagamento de títulos e duplicatas de fornecedores
- Comprovante de pagamento do condomínio
- Comprovante de pagamento pelo fornecimento de água
- Honorários contábeis
- Despesas com correios
- Compra de bens
- Contratos em geral
- Conservação e limpeza
- Documentos de exportação
- Documentos de importação
- Leasing
- Manutenção do imobilizado
- Propaganda e publicidade
- Seguros
- Taxas e contribuições diversas
MOVIMENTO TRABALHISTA
- NF de aquisição de vale transporte
- NF de serviços prestados por cooperativas de serviços (médicos, odontológicos, transportes…)
- Atestados médicos de funcionários afastados por três ou mais dias
- Comprovante de pagamento de todos os impostos, taxas e ou contribuições
Gostou do artigo?
Comente abaixo como você gerencia a documentação da sua empresa.
Queremos saber, ok? 😉
